Alimentare il risparmio sui costi e l'efficienza con l'innovazione PDF

Thai Oil, una delle principali società petrolchimiche asiatiche, è una filiale del più grande gruppo PTT. Fondata nel 1961, è cresciuta nel corso dei decenni fino a diventare la più grande raffineria della Thailandia. Le attività dell'azienda abbracciano l'industria della raffinazione e quella petrolchimica, con una capacità produttiva che contribuisce in modo significativo al settore energetico della regione dell'Asia del Pacifico.

L'obiettivo strategico di Thai Oil è quello di emergere come leader nelle operazioni di raffinazione e petrolchimiche completamente integrate nella regione dell'Asia del Pacifico. Questo obiettivo si integra perfettamente con il loro impegno per l’innovazione, la sostenibilità e la fornitura di valore ottimale alle parti interessate.

A tal fine, l’azienda gestisce uno degli stabilimenti più moderni ed efficienti nella regione Asia-Pacifico. Cercano continuamente di adottare le tecnologie e le soluzioni software più recenti in grado di semplificare le operazioni, ridurre al minimo i costi e migliorare la produttività.

Tuttavia, il viaggio della Thai Oil verso queste ambizioni non è stato privo di ostacoli. L'azienda era alle prese con inefficienze operative che drenavano risorse e incidevano sui profitti.

Sfide

Gli elevati costi del software costituivano una delle principali preoccupazioni, poiché la soluzione software premium esistente incideva in modo significativo sulla salute finanziaria e sulle risorse dell'azienda.

Lawan, Digital Financial Assistant Manager dell'azienda, che supervisiona tutti gli aspetti finanziari e di bilancio relativi al software e alla digitalizzazione all'interno dell'azienda, ritiene che questa situazione sia insostenibile. Il prezzo elevato di Acrobat Pro metteva a dura prova il budget e le rendeva difficile raggiungere i suoi obiettivi.

"Utilizzo Acrobat Pro come software principale per i PDF da anni. Ma il costo è così alto. Ciò mi ha spinto a cercare alternative per sostituirlo", ha affermato, sottolineando l'urgente necessità di una soluzione più economicamente vantaggiosa.

Oltre all’onere finanziario, la Thai Oil ha dovuto affrontare sfide operative. L'organizzazione disponeva di due diversi tipi di software di gestione dei documenti: uno per il team tecnico e un altro per gli altri dipartimenti. Questa dicotomia ha portato a inefficienza, ostacolato la collaborazione e rallentato i flussi di lavoro.

Questa situazione ha evidenziato la necessità di una soluzione unificata e di facile utilizzo in grado di soddisfare perfettamente le diverse esigenze dei diversi ruoli aziendali. Il software ideale non solo semplificherebbe le operazioni ma ridurrebbe anche significativamente i costi.

Soluzioni

In risposta a queste sfide, Lawan ha intrapreso la ricerca di un editor PDF pratico e conveniente. Questa esplorazione ha portato alla scoperta di Wondershare PDFelement. Incuriosito dalle sue funzionalità e dai prezzi accessibili, Lawan ha contattato il rivenditore tailandese che ha fornito un'introduzione completa. Convinto che PDFelement potesse soddisfare le loro esigenze e aiutarli a superare le sfide, Thai Oil ha deciso di fare il cambiamento.

Oggi, un terzo dell'organizzazione è passato a questo nuovo software e ogni reparto lo utilizza per soddisfare esigenze specifiche e migliorare l'efficienza.

"Come utente abituale, utilizzo PDFelement ogni giorno, per apporre la mia firma sui preventivi, per apporre la mia firma sul posto di lavoro e qualcosa del genere," Lawan ha condiviso la sua esperienza, evidenziando l'utilità quotidiana e la versatilità del software.

Nel dipartimento di ingegneria, PDFelement viene utilizzato per condividere e commentare i disegni tecnici. Le funzionalità Commenta e firma del software consentono agli ingegneri di prendere appunti direttamente sui disegni, facilitando una migliore comunicazione e collaborazione tra il team.

Per il reparto contabilità, PDFelement viene utilizzato nella fase di test per la gestione e la modifica dei documenti. I contabili hanno trovato particolarmente utile la capacità del software di modificare e firmare documenti PDF, consentendo loro di accelerare i flussi di lavoro e ridurre l'utilizzo di carta.

Risultati

L'implementazione di PDFelement ha avuto un impatto trasformativo su Thai Oil. In primo luogo, vi è stata una significativa riduzione dei costi. Rispetto all'accordo precedente, l'azienda ha ottenuto una riduzione dei costi del software del 70%. Questo sostanziale risparmio ha liberato risorse che ora possono essere reindirizzate verso altre aree strategiche.

Inoltre, la natura intuitiva del software ha facilitato una transizione graduale per i dipendenti, eliminando gli ostacoli all’adozione. Le potenti funzionalità di PDFelement hanno inoltre aumentato l'efficienza lavorativa in tutta l'organizzazione, migliorando la produttività e ottimizzando i flussi di lavoro.

"Il passaggio a PDFelement ha rappresentato un punto di svolta per la nostra organizzazione. Non solo abbiamo riscontrato notevoli risparmi sui costi, ma abbiamo anche riscontrato un aumento della produttività grazie alle diverse funzionalità del software", ha osservato Lawan, sottolineando l'impatto positivo della transizione.

Impressionato dal potenziale di trasformazione di PDFelement, Lawan lo ha presentato anche alla società madre, PTT Group. Questa mossa sottolinea il potenziale di trasformazione di PDFelement non solo per Thai Oil, ma per altre società all’interno del gruppo più ampio e oltre.

In conclusione, il passaggio a questo nuovo software ha consentito all'azienda di superare le sfide legate alla gestione dei documenti, di ottimizzare i processi e di ottenere notevoli risparmi sui costi. Dimostra il potere dell’adozione degli strumenti tecnologici giusti per favorire l’efficienza operativa e il successo aziendale.

Inoltre, il successo di PDFelement alla Thai Oil testimonia la sua potenza come soluzione di gestione dei documenti economicamente vantaggiosa, facile da usare e versatile in grado di soddisfare le esigenze di diversi ruoli all'interno di un'organizzazione.